Javni poziv za nabavku i instalaciju računovodstvenog programa

Fondacija za obrazovanje Roma (FOR) objavljuje javni poziv za nabavku i instalaciju računovodstvenog  programa prilagođenog za potrebe fondacije kao budžetskog korisnika. Potreban nam je poslovni program koji uvažava i omogućava da fondacija posluje pregledno, u skladu sa važećom zakonskom regulativom, računovodstvenim standardima, koji nam obezbeđuje brzu i efikasnu izradu izveštaja, praćenje troškova i povećava produktivnost. U razmatranje će biti uzete samo prijave pravnih lica registrovanih na teritoriji Republike Srbije u Agenciji za privredne registre.

Rok za prijavu: 3. decembar 2021.

O Fondaciji za obrazovanje Roma: FOR je deo međunarodne fondacije, osnovane 2005. godine, koja je posvećena  smanjenju jaza u obrazovanju između romskog i neromskog stanovništva. Sa aktivnom i rastućom mrežom predstavništava širom Centralne, Istočne, Jugoistočne Evrope i Turske, Fondacija pruža podršku u kreiranju i sprovođenju strategija obrazovanja koje doprinose uključivanju Roma i Romkinja u obrazovne sisteme. Ciljevi Fondacije za obrazovanje Roma:

• Stvaranje uslova za kvalitetnije obrazovanje romske dece;
• Poboljšanje rezultata u toku  osnovnog obrazovanja za romsku decu od 6 do 14 godina;
• Povećana stopa završavanja srednjeg obrazovanja kod romskih učenika;
• Pružanje podrške pripadnicima romske nacionalne manjine u toku pohađanja akademskih studija, povećanje nivoa diplomiranja mladih Roma i jačanje identiteta romskih studenata;
• Pospešivanje zapošljivosti  mladih Romkinja i Roma.

1. Poslovno okruženje Fondacija za obrazovanje Roma koristi servise knjigovodstvene agencije i ne poseduje softver za obradu knjigovodstvenih podataka. Od  resursa FOR u ovom trenutku koristi:

• Office 365 – koristi se u FOR-u za dodeljivanje zadataka, deljenje i arhiviranje dokumenata i upravljanje poslovima kao što su podnošenje obrazaca za odobrenje putovanja, kreiranje obrazaca za odobrenje plaćanja i arhiviranje, kao i skladištenje ugovora;
• HR.my – koristi se kao baza osnovnih kadrovskih podataka.

Napomena: FOR Srbija nema on-premise serversku infrastrukturu, te je potrebno „cloud“ rešenje. 2. Opšte specifikacije i funkcionalnost Istorija korisnika: Sistem treba da ima sveobuhvatnu funkciju praćenja  kako bi obezbedio jasan trag svih radnji korisnika. Kontrola pristupa: Kontrola lozinki, lozinke, uloge i odgovornosti korisnika moraju biti jedinstveno dodeljene pojedinačnim korisnicima. Sistem mora dozvoliti akreditive za korisnike sa različitim nivoom bezbednosti i ulogama. Ovo će kasnije biti razjašnjeno na sastanku analize zahteva uspešnom ponuđaču. Upravljanje grantovima: FOR prima sredstva iz osnovnih grantova koji imaju neograničen ili delimično ograničen budžet. Oni se mogu koristiti za finansiranje osnovnih aktivnosti. FOR takođe prima sredstva vezana za projekte koji su ograničili budžete. FOR u svom računovodstvu razdvaja prihode donatora i rashode vezane za donatore korišćenjem kodova (T0 – za identifikaciju budžetske linije donatora, T1 – za identifikaciju projekta, T3 – za identifikaciju zemlje, T4 – za identifikaciju donatora). Sistem bi trebalo da bude u stanju da prati sav prihod po donatoru koji je jednom primljen i da im podrži periodično izveštavanje. U sistemu bi trebalo da postoji modul gde se registruju detalji koji se odnose na grant i odgovarajući period implementacije. Multi-valutna mogućnost: FOR valuta za izveštavanje je EUR i lokalna valuta te nam je sistem koji omogućava više valutno knjiženje i izveštavanje neophodan. Osnovna valuta sistema treba da bude u stanju da izveštava o više valuta; za sada EUR i domaća valuta. Svaki put kada se transakcija evidentira, korisnici bi trebalo da budu u mogućnosti da izaberu valutu transakcije. Na osnovu dnevnog deviznog kursa, iznos transakcije bi trebalo da bude u mogućnosti da se automatski konvertuje u izveštajnu valutu. Valuta izveštavanja u vezi sa izveštavanjem donatora može da se razlikuje od valute računovodstva. Različiti donatori imaju svoju valutnu politiku i troškovi koji su nastali u različitim valutama moraju biti prijavljeni u različitim deviznim kursevima (kao što je InforEur, devizni kurs banke na dan prijema prihoda donatora itd.). Sistem mora biti u stanju da konvertuje različite valute u izveštajima valuta na devizni kurs donatora. Mogućnosti potpunog oporavka i vraćanja rezervnih kopija: Mogućnosti pune rezervne kopije, oporavka i obnavljanja unutar paketa kako bi se omogućilo potpuno obnavljanje datoteka i oporavak na kontinuiranoj bazi. Migracija podataka 2019-2021: Mogućnost preuzimanja kompletnih računovodstvenih  podataka i njihova migracija od 2019-2021 opciono. Ovo će kasnije  biti razjašnjeno na sastanku analize zahteva uspešnom ponuđaču. Trenutno naše eksterno knjigovodstvo koristi softver Mag 7.2 3. Računovodstvo Računovodstvo mora imati dostupne sve radnje potrebne za ispravno evidentiranje poslovnih promena  fondacije u oba smera (ulaz i izlaz) dokumentacije propisanu zakonom za finansijsko poslovanje:

• Banka – poslovna banka REF Srbija je ERSTE banka  (uvoz izvoda), NBS (mogućnost uvoza kursne liste na dan);
• PDV, porez po odbitku, (evidencija, automatska zaduženja, kreiranje poreske prijave s opcijom izvoza na portal Poreske uprave, xml. fajl);
• Knjigovodstvo (kontni plan druga pravna lica, kartice konta, sintetika i analitika, personalizovane formula za knjiženje, automatsko knjiženje, štampanje više naloga odjednom, spajanje više finansijskih naloga istog tipa u jedan, dnevnik glavne knjige, bilansi i njihov pregled po klasama);
• Putni troškovi u zemlji i inostranstvu – kompletan protok od  odluke i naloga do obračuna;
• Osnovna sredstva i sitan inventar.

3. Kadrovi – obračun zarada i naknada

• Osnovna kadrovska evidencija-personalna mapa angažovanih lica u fondaciji
• Zarade i naknade (automatski obračun zarada i naknada, bolovanja, prevoza, praćenje obustava, štampanje potrebnih godišnjih i mesečnih izveštaja).

4. Izrada izveštaja za interne potrebe izrada izveštaja ka donatorima

• Analitika i analize izveštaja koje će nam obezbediti „pozivanje“ potrebnih podataka  u realnom vremenu uz potpunu kontrolu centralizovan uvid u svakodnevno stanje, sa visokim stepenom pouzdanosti i širokim spektrom vertikalnih rešenja koja nadograđuju i nadopunjuju rad računovodstvenog programa;
• Maksimalna automatizacija poslovnih procesa, poslovna inteligencija analize specifični izveštaji i budžetska planiranja;
• Izvoz izveštaja potrebno je omogućiti u PDF, xml i xlsx formatu.

5. Kontrola troškova Planiranje, priprema, analiza i kontrola budžeta. 6. Uslovi i kvalifikacije

• Informacija o kompaniji i referentna lista klijenata koji koriste informacioni sistem;
• Funkcionalni opis softvera i svih eventualnih pripadajućih modula (ako je tako organizovan);
• Tehnički opis softvera: serverska platforma, database platforma, tip klijenta, hardverski preduslovi za servere i radne stanice;
• Finansijski deo ponude: Cena softvera, popusti na broj licenci, dinamika plaćanja;
• Ukoliko baza zahteva komercijalne licence, navesti njihovu cenu zasebno;
• Implementacija: Cena, procenjeno vreme implementacije i rok njenog početka od momenta potpisivanja ugovora. Odvojiti prenos svih dokumenata iz tekuće godine od prenosa stanja iz prethodnih godina;
• Cena adaptacije: Modifikacija softvera radi prilagođenja specifičnom poslovnom i IT okruženju FOR, izražena kroz broj programer – sati;
• Trajanje i modus obuke;
• Održavanje: Mora podrazumevati blagovremenu implementaciju svih promena propisanih od strane zakonodavca;
• Cena (ako nije uključena u održavanje) i opis funkcionisanja podrške: telefonske, izlaska na teren, radno vreme, vanredni izlasci;
• Sve dodatne opcije koje nisu navedene u zahtevu, a možete smatrati da bi bile od koristi u radu kompanije (mobilna aplikacija i sl).

7. Prijavljivanje Prilikom slanja prijave, neophodno je ukratko navesti u propratnom pismu vaše iskustvo  (godine iskustva, sertifikate i poslove koje ste obavljali).

Prijave poslati najkasnije do 3. decembra 2021. godine, do 17.00h, na adresu elektronske pošte nfenner@romaeducationfund.org.

Napomena: Kompanije koje uđu u uži izbor biće kontaktirane. Komisija FOR-a će na osnovu ponude analizirati i oceniti kompanije i izvršiti izbor. FOR zadržava pravo da kandidate koji ne uđu u uži izbor ne obavesti o rezultatima konkursa.